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Saiba como lidar https://omeugestor.com/blog/eliminar-problemas-repetitivos/ Fri, 10 May 2019 20:00:02 +0000 http://omeugestor.com/?p=408 “De novo?” Essa pergunta provavelmente passa por sua cabeça várias vezes ao dia. Na verdade, ela traduz um questionamento maior, referente a qual a melhor forma de controlar e eliminar problemas na sua empresa. É preciso ter em mente que toda empresa enfrenta problemas todos os dias. O que torna uma empresa mais bem […]

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]]> “De novo?” Essa pergunta provavelmente passa por sua cabeça várias vezes ao dia. Na verdade, ela traduz um questionamento maior, referente a qual a melhor forma de controlar e eliminar problemas na sua empresa.

É preciso ter em mente que toda empresa enfrenta problemas todos os dias. O que torna uma empresa mais bem sucedida que outras é o tipo de problema enfrentado.

Naquelas de maior sucesso, os problemas são mais complexos, porque os problemas mais simples, do dia a dia, foram solucionados em definitivo ou estão sob controle.

Neste artigo, vamos discutir algumas formas de controlar e eliminar problemas no seu negócio.

 

O que é Problema

De acordo com Vicente Falconi, problema é todo resultado indesejado. Dessa forma, no dia a dia da empresa, um resultado pior do que o esperado é um problema, assim como uma meta não alcançada é um problema.

Um problema existe a partir do momento em que classificamos a situação presente como insatisfatória. Como exemplo, podem ser chamados de problema o excesso de gastos da empresa, vendas abaixo do necessário, o atraso na entrega de um produto.

A identificação de situações indesejadas faz com que o empreendedor foque boa parte de seu tempo em apenas uma coisa: eliminar problemas.

O primeiro passo para se controlar rapidamente um problema é implantar controles, o que é feito através de indicadores e de uma rotina de gerenciamento dos resultados diários.

 

Por que os problemas ocorrem?

Assim como todo resultado é fruto de um processo, um resultado indesejado é fruto de uma ocorrência indesejada no processo. Chamamos esta ocorrência de Causa Fundamental, ou seja, a causa que deu origem ao resultado indesejado.

A existência de fatores que prejudicam o resultado torna o processo mais suscetível a ocorrência de anomalias, contribuindo para o aumento de riscos de atrasos, custos elevados, perda de vendas e até acidentes.

Portanto, o objetivo de toda empresa deve ser a busca incessante da causa, com o objetivo de eliminar problemas e alcançar bons resultados.

 

Por que os problemas se repetem tanto?

De acordo com o método que utilizamos aqui na MF, o PDCA, alguns fatores contribuem para uma frequência elevada de problemas. Dentre os principais, destacam-se:

 A inexistência de um processo formalizado

Um processo formalizado identifica as diversas etapas pelas quais um produto precisa passar ou para a execução de um serviço. Sua equipe conhece de forma clara e detalhada os processos que segue?

Caso não conheça, é fundamental estruturar os fluxos prioritários e treinar a equipe em sua execução. São estes processos que viabilizam a entrega em nível constante de qualidade, custo e prazo, ou seja, a rotina do dia a dia de sua empresa.

A falta de definição de responsáveis

Com os processos formalizados, todas as etapas têm UM responsável definido? É preciso atribuir a execução de cada etapa a apenas UM responsável. 

A inexistência de Procedimentos

Com processos e responsáveis definidos. Cada membro da equipe deve conhecer as ferramentas e as atividades necessárias em cada etapa sob sua responsabilidade. Correto?

Em outras palavras, a equipe conhece os procedimentos operacionais padrão (POP) sob sua responsabilidade? É preciso que não só conheçam, mas também sejam treinados na execução destes padrões.

Caso contrário, há grande risco de variabilidade na execução das etapas do processo e, onde há variabilidade, há problemas.

A falta de definição de metas

Por último, cada Procedimento Operacional Padrão especifica o resultado que precisa ser alcançado? E este resultado está alinhado com as metas de custo, prazo, qualidade e venda de sua empresa?

Parece difícil! Mas pense o seguinte : Uma determinada peça fabricada não pode ter um custo maior ou menor que outra peça igual a ela. Não é verdade?! Em função de uso maior ou menor de matéria prima é claro.

Uma situação como essa prejudica a previsibilidade do processo e também compromete o custo total da empresa. Portanto, é preciso definir metas, desde as metas estratégicas (Lucro Total, Receita Total, Custo Total) até as metas padrão.

Em geral, todo resultado indesejado tem origem em um destes pontos, mas outros fatores podem contribuir, como a inexistência de controles, problemas de maquinário, a falta de método na condução dos trabalhos, o ambiente inadequado ao trabalho e mesmo problemas com a matéria prima ou insumos, para enumerar alguns.

Para eliminar problemas de forma definitiva, é preciso foco! O que pode ser alcançado com o apoio da equipe e com método em gestão. O apoio de quem tem experiência nesse assunto e já colhe bons resultados, auxilia na identificação da forma mais adequada de implantar o método em sua empresa, contribuindo para que o resultado seja alcançado.

Agora é com você.

Com disciplina e organização é possível aplicar as dicas acima! Melhorando os resultados do seu negócio através da eliminação de problemas repetitivos.

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]]> Varejo: como melhorar os resultados da sua loja https://omeugestor.com/blog/varejo-como-melhorar-os-resultados-da-sua-loja/ Thu, 17 Jan 2019 20:00:06 +0000 http://omeugestor.com/?p=372 Muitas empresas que  atuam no varejo sofrem com a instabilidade das vendas, principalmente em um contexto de economia em baixa, como o atual, apresentando dificuldades em melhorar os resultados da sua loja. O dia a dia do negócio exige decisões rápidas e importantes como atrair mais clientes, identificar os produtos mais rentáveis e […]

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]]> Muitas empresas que  atuam no varejo sofrem com a instabilidade das vendas, principalmente em um contexto de economia em baixa, como o atual, apresentando dificuldades em melhorar os resultados da sua loja.

O dia a dia do negócio exige decisões rápidas e importantes como atrair mais clientes, identificar os produtos mais rentáveis e quais manter em estoque, como liderar a equipe para alcançar bons resultados e para onde direcionar o negócio. Nesse texto te conto como melhorar os resultados da sua loja.

Entretanto, existem medidas simples e objetivas que podem e devem ser adotadas para melhorar os resultados do negócio. Neste artigo vamos identificar algumas destas iniciativas e discutir a melhor forma de implantá-las.

 

Muitas decisões com o mesmo objetivo

O contexto de empresas do varejo tem muita influência da economia: quando está boa, crescem as vendas; quando piora, caem as vendas. Já teve a sensação de que, neste último caso, as vendas caem com muito mais velocidade? 

Portanto o empresário precisa decidir se compra mais mercadorias ou se espera, identificar as melhores mercadorias, orientar a equipe, resolver problemas legais, cuidar dos clientes, conferir o caixa, etc. Fica fácil perder o controle do tempo e muitas coisas deixam de serem feitas.

Em um contexto como este é importante manter o foco em objetivos prioritários.

  1. A lucratividade do negócio precisa ser positiva e minimamente satisfatória;
  2. As vendas precisam se manter em um patamar mínimo necessário;
  3. É preciso trazer clientes para o negócio. SEMPRE!
  4. É fundamental manter os custos baixos;
  5. O caixa precisa ser suficiente para arcar com os pagamentos diários;
  6. É preciso manter os funcionários alinhados com todos estes objetivos.

Estes são os objetivos mais comuns em negócios no varejo, mas é possível que seu negócio tenha outras prioridades. Independente de quais sejam, é fundamental que cada uma delas seja controlada através de indicadores.

Enfim, somente este controle é capaz de nos fornecer uma percepção real do tamanho do desafio e é através deles que conseguiremos verificar se as medidas adotadas estão surtindo efeito. Afinal de contas, ninguém gosta de fazer esforço sem alcançar resultado, certo? E mais, como saber se esse esforço vai melhorar os resultados da sua loja?

 

“Eu sei o que fazer. Só não sei como…

Certamente a utilização de indicadores é um passo mais importante na identificação da situação real do seu negócio. Caso ainda não sejam utilizados, é importante introduzi-los o quanto antes. 

Isto não impede que algumas questões sejam verificadas desde já: seu negócio possui uma rotina diária bem estruturada e executada com disciplina?

Afinal, só é possível gerar resultado em um negócio que funciona com uma rotina diária, com tarefas bem definidas e responsáveis para cada uma delas. Em outras palavras, existe alguém (ainda que seja o próprio dono) cuidando daquilo que importa para manter o negócio funcionando BEM todos os dias?

Vendas, controle do caixa, compras, organização do estoque, inventário são apenas algumas das rotinas fundamentais para qualquer negócio no varejo.

Caso alguma destas rotinas não esteja sendo executada diariamente, ou não haja um responsável por executá-las de forma disciplinada, cuidado! Seu negócio está em risco.

Como primeiro passo, garantir que a rotina diária básica está sendo executada pode te poupar algumas dores de cabeça, como, por exemplo, falta de produto, perda de vendas, compras em excesso, falta de caixa, conta no negativo.

 

É fundamental engajar a equipe

Para dar conta das responsabilidades diárias, é fundamental contar com um time que seja capaz de entregar, mas também comprometido com os objetivos do negócio.

A princípio, é importante quando for selecionar os membros da equipe, leve em consideração características relacionados ao perfil dos candidatos, e os aspectos necessários  para execução de cada função do negócio.

Cada função possui um grau de complexidade diferente e exige qualificações distintas. Algumas podem ser obtidas através de treinamento, enquanto outras requerem um tempo de experiência mais longo na função.

Para o primeiro caso, a utilização de padrões contribui e muito, na medida em que fornece as informações necessárias para a equipe realizar suas tarefas.

Já no segundo caso, é importante considerar o acompanhamento constante por um funcionário mais experiente. Se não houver tempo para preparar a equipe, talvez seja melhor optar por pessoas com mais experiência na função, que já estejam no mercado.

Concluindo, de uma forma ou de outra, o alinhamento constante com a equipe, mantendo a clareza com relação aos objetivos e aos meios para alcançá-los, é a ferramentas mais importante para liderar a equipe. No dia a dia, além das conversas com o grupo, é importante definir momentos individuais de feedback, em que o liderado toma conhecimento do que precisa melhorar.

 

A importância de controles

A utilização de indicadores bem definidos e apurados com precisão fornecem mais segurança para as decisões do empresário, qualquer que seja o assunto. Ainda que a situação seja completamente nova, algumas informações mais quantitativas podem fornecer importantes insights.

Portanto, os indicadores também auxiliam na interação diária com a equipe, na medida em que tornam os feedback mais objetivos e mais alinhados com os resultados necessários para o negócio.

Dentre os principais indicadores para o varejo, podem ser citados:

  1. Valor de Vendas (R$)
  2. Quantidade de itens vendidos
  3. Preço Médio (R$)
  4. Ticket Médio (R$)
  5. Giro do Estoque (dias)
  6. Quebra/Falta de produtos (R$)
  7. Custo dos Produtos Vendidos (R$)
  8. Margem de Lucro (%)
  9. Ciclo Financeiro (dias)

Enfim, existem diversos outros, o que importa na seleção é que estejam alinhados com os objetivos e as prioridades do negócio. São estes controles que irão proporcionar:

  • A implantação do controle de estoque diário
  • A identificação do mix ideal, com base nas informações de venda
  • O introdução de uma rotina de reposição controlada do estoque, para garantir a disponibilidade dos produtos mais vendidos
  • A implantação da projeção de caixa, para permitir decisões antecipadas e mais assertivas
  • A adequação da equipe, com orientação e distribuição de responsabilidades, para aderir ao estilo da empresa de alcançar bons resultados.

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]]> Controle Financeiro : Os erros mais comuns https://omeugestor.com/blog/controle-financeiro/ Thu, 10 Jan 2019 20:00:26 +0000 http://omeugestor.com/?p=369 A grande maioria dos empresários não faz um controle financeiro eficiente, apesar de se envolverem diretamente na autorização e no controle das entradas e saídas de caixa na empresa. Embora saibam que existem relatórios financeiros necessários ao controle do negócio, muitos empresários deixam estes controles de lado, confiando na memória do dia a […]

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]]> A grande maioria dos empresários não faz um controle financeiro eficiente, apesar de se envolverem diretamente na autorização e no controle das entradas e saídas de caixa na empresa.

Embora saibam que existem relatórios financeiros necessários ao controle do negócio, muitos empresários deixam estes controles de lado, confiando na memória do dia a dia ou simplesmente porque não sabem como estas ferramentas de controle devem ser estruturadas.

Se você é um destes empresários, fique atento ao que vamos discutir a seguir, porque pode ser que você esteja cometendo alguns erros fatais para seu negócio.

 

O que sua empresa precisa EVITAR para ter um controle financeiro efetivo

Fluxo de caixa? Hum… não tenho.

Quando falamos de erros relacionados ao controle financeiro do negócio, o mais comum, sem dúvida, é não estruturar um controle do fluxo de caixa.

Esta importante ferramenta, pouco mencionada nos relatórios das empresas, tem um papel fundamental no controle de empresas de menor porte.

Um Fluxo de Caixa bem estruturado nos permite identificar rapidamente a movimentação do caixa, tanto entradas quanto saídas, diariamente ao longo de um período.

Uma simples planilha que contenha a descrição do gasto ou da venda, sua data de realização, sua data de vencimento e a data real de quitação já nos fornecem informações gerenciais extremamente importantes na condução do negócio.

São as informações controladas no fluxo de caixa que vão nos permitir identificar os prazos praticados pelo negócio:

  • prazo de entrega,
  • prazo de recebimentos,
  • prazos de pagamento (junto a fornecedores),
  • prazos internos.

Na inexistência de um fluxo de caixa controlado diariamente, é muito comum que os empresários tomem como referência prazos incorretos que na prática não se verificam e contribuem para resultados ruins.

Então se você ainda não controla seu fluxo de caixa, saiba que ele é um dos pilares do controle financeiro, pois evita que o empresário tenha informações incorretas sobre seu negócio.

Escute nosso Podcast!! O Dedada Cast!!

Neste episódio falamos exatamente sobre fluxo de caixa, tem dicas e avisos!

Tudo isso em um papo descontraído! Chega mais!

Não basta registrar o que já foi. É preciso olhar pra frente!

Assim como é importante estruturar um controle da movimentação realizada do caixa, é importante também controlar a movimentação prevista: sempre haverá gastos e vendas que ainda não foram quitados, mas serão quitados no futuro próximo.

Quando serão quitados? Como esta quitação impactará seu caixa? Estas são perguntas que precisam de respostas constantemente e as informações do controle financeiro – através de um fluxo de caixa bem estruturado – fornecem estas respostas, desde que todos estes compromissos estejam registrados.

As informações te permitirão se programar: caso uma saída de caixa esteja prevista para um período de caixa mais apertado, é possível tomar iniciativas com antecedência, seja reprogramando algum pagamento, seja obtendo caixa de outras fontes para quitá-lo.

Deixar de controlar estas informações equivale a dirigir em uma estrada olhando o tempo todo para o retrovisor.

 

Como você está definindo as datas para pagamento de fornecedores e para cobrança de clientes?

São nas negociações do dia a dia, com fornecedores e clientes, que verificamos um erro comum, cometido por muitos empresários.

Definir datas de vencimento de compromissos, principalmente junto aos fornecedores, sem considerar as condições previstas de caixa podem colocar seu ciclo financeiro operacional em problemas.

Datas de pagamento muito próximas podem exigir muito do seu caixa. Datas muito longas podem implicar em juros.
Nas vendas, datas de recebimento muito próximas favorecem seu caixa, mas podem implicar em pedidos de desconto; datas muito longas deixam seu negócio exposto.

A chave para a definição de datas favoráveis está diretamente ligada ao conhecimento dos prazos internos praticados pelo seu negócio e ao planejamento de caixa, de forma a favorecer a lucratividade e as retiradas necessárias.

 

Selecionar meios de cobrança apenas com base no custo direto

Em muitos casos nos deparamos com “verdades absolutas” defendidas pelos empresários, tais como: “cobrar por boleto é sempre mais barato”, “a taxa do cartão de crédito/débito é impraticável”, “vender à vista é melhor mesmo dando descontos”, pra mencionar apenas algumas.

Na realidade, existem preferências pessoais do administrador quando o assunto é o meio de pagamento que mais facilita a gestão.

Mas há critérios objetivos que precisam ser conhecidos e podem ser controlados também através do controle financeiro.

Por exemplo: pode ser mais barata a cobrança de clientes via boleto, mas o boleto pode estar sujeito a atrasos e estes atrasos têm um custo para seu negócio. A cobrança em cartão de crédito, por outro lado, pode estar sujeita à dedução da taxa, mas garante que o pagamento do cliente não atrasará.

Nas vendas à vista, você controla os descontos dados por sua equipe de vendas? Sabe o impacto dos descontos na sua margem de lucro?

É preciso, antes de tudo, controlar quem pode dar desconto e os limites para este benefícios.

Além disso, é preciso ter cuidado para que os descontos dados não inviabilizem uma margem de lucro positiva: conhecer os custos e despesas do negócio é fundamental para identificar qual o limite saudável de descontos.

De forma geral, cada meio de cobrança terá um custo e um benefício e a análise das informações das vendas realizadas permitirá verificar se o impacto real de cada meio corresponde ao esperado e se está favorecendo, mais que prejudicando, o negócio.

 

Você avalia os resultados da sua empresa periodicamente?

Além dos controles de caixa, é preciso conhecer os resultados consolidados do seu negócio.

Pergunta básica: seu negócio é lucrativo? Outra: a margem de lucro atual está melhor ou pior que a do mercado?

Na avaliação dos seus resultados a sua contabilidade é uma grande aliada.

Eles já possuem a maior parte das informações necessárias para estruturar um Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) e um Balanço Patrimonial.

É necessário alinhar os critérios para controle de estoque e cálculo do custo do produto vendido (que é diferente das despesas administrativas, gerais e de vendas do seu negócio).

É importante saber estas informações! Caso contrário, como você terá certeza de que ter seu próprio negócio é mais vantajoso que outras ocupações ou até trabalhar para terceiros?

 

Não estruturar um orçamento formal do período

Em um cenário muito comum, encontramos vários clientes que PRIMEIRO realizam os gastos e DEPOIS analisam se o gasto foi necessário, por quê ocorreu e se foi elevado.

Neste cenário, não existe previsibilidade e torna-se muito mais difícil engajar a equipe em reduzir os gastos da empresa.

Boa parte do sucesso de empresas conceituadas no mercado deriva da sua capacidade de planejamento e do controle financeiro. O orçamento faz parte desse controle financeiro e é uma ferramenta que favorece um planejamento bem estruturado.

É através do orçamento que serão definidas as metas de vendas, faturamento, custos e despesas do seu negócio em cada período.

Então, estas metas precisam ser formalizadas como objetivo de toda a empresa e precisam orientar toda a equipe na condução de suas funções.

De uma forma geral, a implantação destes controles requer iniciativas tão simples quanto uma planilha.

Enfim, com as informações adequadas pode-se gerar muito conhecimento a respeito do seu negócio. Vale a pena investir em controles mais estruturados, sempre tomando como base os objetivos almejados para o seu negócio.

Agora que você já sabe o que NÃO fazer na gestão financeira do seu negócio é preciso saber o que fazer e COMO. Para isso, conheça nossa solução clicando aqui!

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]]> Os principais desafios para as empresas em 2019 https://omeugestor.com/blog/principais-desafios-empresas-2019/ Wed, 05 Dec 2018 20:30:43 +0000 http://omeugestor.com/?p=350 2018 já está no fim, após 12 meses de muito trabalho e poucos resultados nos negócios. Foram poucas as empresas que conseguiram resultados expressivos em um cenário cada vez mais dinâmico e conturbado pela incerteza política e econômica. E agora, quais os principais desafios para as empresas em 2019 Muitas empresas já estão […]

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]]> 2018 já está no fim, após 12 meses de muito trabalho e poucos resultados nos negócios. Foram poucas as empresas que conseguiram resultados expressivos em um cenário cada vez mais dinâmico e conturbado pela incerteza política e econômica. E agora, quais os principais desafios para as empresas em 2019

Muitas empresas já estão concluindo seu planejamento para 2019, definindo suas estratégias para retomar o crescimento ou, no mínimo, retomar a lucratividade, como é o caso de muitos negócios que enfrentaram sérias restrições financeiras em 2018. Neste artigo vamos abordar alguns dos principais desafios para as empresas em 2019, identificando algumas iniciativas para melhorar os resultados.

 

 

O Cenário em que o Brasil se encontra ainda é incerto

Projeções do Banco Central e de bancos privados brasileiros indicam crescimento entre 2% e 2,5% para a economia brasileira em 2019. Após as eleições, assuntos importantes como a reforma da previdência e a reforma tributária devem ocupar boa parte da pauta política no primeiro semestre de 2019. Além destas, são também esperadas medidas de corte de gastos no setor público, o que pode reduzir a pressão sobre o orçamento do governo e contribuir para a redução da carga tributária.

No cenário externo, a maior economia mundial, os EUA, tende a aumentar sua taxa de juros em ritmo mais controlado, o que pode contribuir para manter o ritmo de crescimento. Por outro lado, a guerra comercial com a China e a saída do Reino Unido da União Europeia podem prejudicar a demanda sobre as exportações brasileiras.

Neste cenário, ainda de muita incerteza, é importante que sejam priorizadas medidas alinhadas com a manutenção da lucratividade do negócio, mesmo que isso signifique reduzir o ritmo de crescimento no curto prazo. Medidas voltadas para o crescimento acelerado exigem recursos financeiros e, a não ser que sua empresa tenha recursos disponíveis, a obtenção de crédito ainda enfrenta custos muito altos, o que aumenta o risco de empréstimos para investir em novas frentes.

Ou seja, teremos inúmeros desafios para as empresas em 2019.

 

Com as vendas cada vez mais dinâmicas, é preciso saber em que seu negócio é mais forte

Muitas foram as empresas que em 2018 viram seu faturamento cair, por diversos motivos. Em vários mercados a guerra de preços foi inevitável, como medida de sobrevivência, o que reduziu muito a margem em diversos segmentos. Neste momento, é fundamental que sua empresa saiba identificar em qual produto e em qual mercado ela é mais forte, podendo se diferenciar em qualidade. Isto favorece a lucratividade do negócio e evita a concorrência em preço com outros negócios que, muitas vezes, não competem em nível de igualdade. É preciso saber comunicar este valor ao cliente, envolvendo toda a equipe na agregação e na comunicação deste valor no decorrer dos processos do negócio.

 

Reavalie os produtos que você oferece no mercado e reduza os estoques

Se sua empresa ainda não teve a chance de reavaliar a variedade de produtos e serviços que oferece ao mercado, talvez agora esta medida seja inevitável. O objetivo é identificar quais produtos e serviços são de fato demandados e se alinham com o que a empresa tem de mais forte.

Se nesse período sua empresa acumulou estoques de produtos com baixa demanda, este já não é mais o momento de pensar em preço: já geraram prejuízo para o seu negócio e seu valor atual é basicamente financeiro, ou seja, precisam ser convertidos em caixa novamente o quanto antes. O ideal é programar campanhas de vendas que reduzam ou eliminem estes estoques, liberando recursos para novos produtos e serviços em 2019. Em alguns casos podem ser necessárias medidas menos drásticas, que alterem a apresentação do produto, agregando mais qualidade ao processo de venda e entrega.

 

 

Relacionamento com os clientes

O dinamismo de muitos mercados às vezes inviabiliza que o empresário conheça sua carteira de clientes. É preciso conhecê-la e identificar como sua empresa agrega valor para os mais frequentes e os mais fiéis. Sua carteira atual de clientes é a fonte mais barata para conquistar novas vendas, pois eles já conhecem seu negócio.

É importante manter um contato próximo e constante com os melhores clientes, assim como é importante saber os limites do seu negócio: em alguns casos, pode não ser lucrativo e nem sustentável atender alguns pedidos. Esta medida também favorece sua Política de Crédito e Cobrança, na medida em que reduz as incertezas do relacionamento comercial.

 

 

Tecnologia e Comunicação

A tecnologia de suporte aos negócios vem se aperfeiçoando em velocidade cada vez maior. Muitas empresas do varejo estão perdendo vendas, principalmente, para a internet. Entrar no mercado virtual não significa apenas ter um website; é preciso investir nos canais de comunicação com o cliente (e-mail, chat, mídias sociais), identificando aquele que seu mercado mais utiliza.

Internamente, a integração dos processos através do uso de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) viabiliza mais agilidade e segurança em toda a cadeia de valor, permitindo que os pedidos sejam gerenciados até o recebimento, após o faturamento. Ou seja, mais segurança no gerenciamento das informações e menos possibilidade de erros ao longo do processo.

E como tempo é dinheiro, a velocidade dos processos exige soluções rápidas e de baixo custo. Hoje em dia já é possível ter o auxílio de diversos especialistas externos à empresa, de forma online, com a utilização de tecnologias de vídeo conferência. Além de não pressionarem os custos da empresa, estes serviços podem ser uma ótima forma de resolver problemas recorrentes e contribuir de forma significativa e rápida para os resultados da empresa.

 

 

Produtividade e estabilidade operacional

Caso a recuperação da economia se concretize no patamar esperado, a demanda por seus produtos e serviços deve subir. É importante garantir que os processos internos estejam bem definidos e formalizados, sendo realizados pela equipe de forma estável e gerando os resultados planejados. A definição da carteira de produtos e serviços é fundamental para este desafio: uma variedade ampla demais dificulta e pode até inviabilizar a estabilização dos processos.

Uma medida simples, mas eficaz de comunicação, deve ser adotada: defina com a equipe de forma clara todas as principais etapas dos processos e detalhe os resultados esperados em cada etapa. Estas informações precisam ser conhecidas por toda a equipe e devem estar disponíveis para consulta a todo tempo.

 

 

E por falar em equipe, invista na sua

Com o reaquecimento do mercado, é provável que o mercado de trabalho também se reaqueça. É preciso investir na formação da equipe, com novos treinamentos, definição de salários e pacotes de benefícios competitivos!

Além de medidas de integração e a estruturação de um plano de carreira alinhado com os objetivos da empresa e atraente para os profissionais.

Boa parte do conhecimento da empresa a respeito do dia a dia da operação está com a equipe.

É preciso auxiliá-los na organização destas informações e com o fornecimento de ferramentas adequadas para que consigam desempenhar um trabalho satisfatório, alinhado com os critérios de qualidade que a empresa vai defender junto ao mercado.

 

 

A Segurança da Informação tem sido questão cada vez mais preocupante

Se sua empresa ainda não garante a segurança das informações internas e dos clientes, é melhor agir o quanto antes.

Tem sido cada vez mais frequentes os episódios de ataques cibernéticos!Desde o roubo de informações simples, até o sequestro de informações financeiras, de clientes e a interferência em processos mais automatizados.

Existem medidas eficazes na proteção da empresa, mas é preciso um monitoramento constante e que deve ser mais demandado em 2019.

Terão mais resultados as empresas que monitorarem os resultados com regularidade e de forma estruturada

Em um ambiente tão dinâmico como o que as empresas vêm trabalhando, é muito arriscado deixar de avaliar os resultados alcançados. Empresas que se apoiam somente em dados de faturamento e impostos são como motoristas que dirigem contando apenas com o retrovisor. É preciso conhecer e monitorar no detalhe as informações financeiras e operacionais do negócio: dados do processo de vendas, margens, produção, % de eficiência nas etapas do processos, perdas, custos totais e unitários, despesas, ciclo de conversão de caixa, % de inadimplência, dentre outros.
Então, estes dados precisam ser avaliados com uma frequência pelo menos mensal. Quanto mais rápido o acesso a estas informações, mais eficaz se torna a correção de qualquer desvio, o que aumenta a chance de bons resultados. Estas avaliações precisam envolver a equipe diretamente responsável e sua liderança, garantindo o alinhamento e o engajamento de todos com os objetivos da empresa.

 

 

2019 é um ano que promete e é preciso estar preparado

São grandes os desafios das empresas para 2019. De uma forma geral, é possível dizer que 2019 vai exigir que as empresas sejam mais enxutas, rápidas e eficazes!

Entregando produtos e serviços de qualidade no mercado em que elas são fortes.

Mais do que recursos financeiros, muitos dos desafios das empresas em 2019 exigem o investimento de tempo, comunicações constantes com a equipe, discussões bem estruturadas com base em indicadores, planos de ação e suportadas por sistemas capazes de fornecer as informações necessárias.

Enfim, para garantir que este investimento seja produtivo e produza os resultados no tempo certo…

Você pode contar com profissionais especializados nos processos que compõem sua cadeia de valor! Garantindo a implantação de indicadores e rotinas de gestão adequados ao seu negócio!

Fale com um especialista e descubra como otimizar seus planos para 2019!

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]]> Dicas para melhorar o ciclo financeiro da sua empresa https://omeugestor.com/blog/ciclo-financeiro/ Thu, 15 Nov 2018 20:00:19 +0000 http://omeugestor.com/?p=323 Toda empresa passa por períodos em que as saídas superam as entradas de caixa. Isso é normal e está ligado ao Ciclo Financeiro do seu negócio. Neste artigo vamos esclarecer como funciona a dinâmica do Ciclo Financeiro e te passar algumas dicas! Para reduzir o período negativo dentro dele. O que é o […]

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]]> Toda empresa passa por períodos em que as saídas superam as entradas de caixa. Isso é normal e está ligado ao Ciclo Financeiro do seu negócio.

Neste artigo vamos esclarecer como funciona a dinâmica do Ciclo Financeiro e te passar algumas dicas! Para reduzir o período negativo dentro dele.

O que é o Ciclo Financeiro

Para compreender melhor o Ciclo Financeiro é importante entender que toda empresa possui um período “padrão”, chamado Ciclo Operacional.

Que engloba o início, o meio e a conclusão da operação, quando todo o serviço já foi executado. O produto foi vendido ou entregue e, principalmente, a empresa foi integralmente paga por isto.

Este último detalhe é crucial: o ciclo operacional só se encerra após o recebimento integral daquilo que foi vendido.

No entanto, na maior parte dos negócios, mesmo aqueles em o cliente paga no balcão, a empresa passa um tempo em que as saídas superam as entradas de caixa.

Ao contrário, há diversas saídas, principalmente aquelas ligadas aos gastos fixos do negócio.

Tais como aluguel, luz, salários, água, além de um valor médio mínimo ligado ao pagamento de fornecedores do negócio. Seu negócio também tem este comportamento, concorda?

O Ciclo Financeiro corresponde ao período compreendido entre o momento em que sua empresa quitou os compromissos financeiros do período. As contas com fornecedores diversos, e o momento em que você recebe o que é devido pelo cliente.

Durante este período, é como se você tivesse investido um caixa na operação do negócio para obter um retorno num período futuro, daí o nome Ciclo Financeiro.

Pois a operação já foi concluída e está aguardando apenas o recebimento do caixa investido, acrescido de um retorno. Principalmente se sua empresa está com pouco ou nenhum caixa sobrando, este período é o que define o custo financeiro. Sob a forma de juros, que sua empresa vai arcar, até que receba de seus clientes.

Você deve estar pensando, “Mas como calculo este ciclo financeiro se, na prática, tenho recebimentos e pagamentos diversos todos os dias?”

Como assim?

 

Como calcular o Ciclo Financeiro

Na prática, a teoria muda, certo? Neste caso, não poderia ser diferente. São raros os casos em que é possível identificar períodos específicos em que há apenas saídas, assim como períodos em que há apenas entradas.

Normalmente, há diversas entradas e saídas todos os dias. Isto dificulta o cálculo do Ciclo Financeiro, mas, mesmo nos casos mais complexos, fornece informação primária importante a respeito do seu negócio. De novo, você deve estar pensando, “Como assim?”.

Vamos pensar juntos: seu negócio consiste em um produto ou serviço oferecido ao mercado, a um valor X. E depende de uma equipe que executa tarefas rotineiras diversas durante uma semana e mesmo durante um dia.

O ideal seria que a empresa conseguisse otimizar o tempo de sua equipe! Dedicando a maior parte para tarefas que agregam valor ao negócio, certo?

Com isto em mente, podemos facilmente concluir que tarefas ligadas à realização manual de pagamentos e mesmo a verificação dos recebimentos não chegam a agregar valor ao negócio.

Mas precisam ser realizadas, sob risco de permitirem a perda de valor sob a forma de pagamento de juros sobre contas em atraso ou inadimplência. E isso precisa ser evitado.

Nesse sentido, quanto mais concentradas forem estas tarefas financeiras em um período específico, mais tempo sua equipe terá para se dedicar a tarefas que agreguem valor ao negócio.

Em outras palavras, o ideal seria concentrar os pagamentos em dias específicos do mês e programar os recebimentos de seus clientes em períodos também específicos, para facilitar a gestão.

Como isto nem sempre é possível, é preciso ter em mente que o Ciclo Financeiro precisa ser o menor possível e, para isso, é preciso identificá-lo. Há duas formas básicas de se calcular o Ciclo Financeiro:

 A primeira delas depende de informações da sua contabilidade, principalmente o Balanço Patrimonial e o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE). Matematicamente, o Ciclo Financeiro é expresso em dias e pode ser descrito da seguinte forma:

As informações para o cálculo são obtidas do Balanço Patrimonial (BP) e do Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) de 12 meses (365 dias), da seguinte forma:

Este é o cálculo mais preciso do Ciclo Financeiro, pois se baseia em dados apurados com muito critério.

No entanto, é possível aproximar o Ciclo Financeiro a partir de uma avaliação mais simples. Para isso, basta identificar a média de dias necessários para entregar seu produto/serviço (PME), o prazo médio negociado com clientes (PMR) e o prazo médio disponibilizado por seus fornecedores (PMP). O cálculo pode não ser tão preciso, mas já vai te fornecer uma ideia do Ciclo Financeiro do seu negócio.

Qualquer Ciclo Financeiro (= PME + PMR – PMP) superior a 0 (zero), sugere que a empresa terá um custo financeiro decorrente do período que fica aguardando o recebimento dos clientes. Quanto maior este Ciclo Financeiro, maior o custo financeiro.

Esta é, em última instância, uma das principais causas das dificuldades financeiras enfrentadas pelas empresas. É normal ter algum Ciclo Financeiro, mas um período muito longo pode colocar a sobrevivência do seu negócio em risco.

Diante desta constatação, listamos abaixo algumas iniciativas adotadas em diversas empresas, com variados graus de sucesso. São 10 dicas que podem ajudar a melhorar os resultados do seu negócio:

Dica 1: Planeje o Capital de Giro necessário para sua operação

Pode parecer um conselho óbvio, mas o planejamento do Capital de Giro necessário para que seu negócio funcione sem stress financeiro é uma medida negligenciada por grande parte dos pequenos empresários.

A identificação do Capital de Giro necessário para a operação!

O principal benefício é que o planejamento do Capital de Giro necessário auxilia na identificação e planejamento dos Prazos Médios (Estoque, Recebimento e Pagamento).

Que deverão ser praticados para viabilizar a operação do seu negócio de forma controlada, permitindo identificar quanto é necessário manter em caixa para garantir a cobertura do Ciclo Financeiro.

Dica 2: Planeje suas retiradas para não prejudicar o capital de giro

Em muitos casos, deparamos com situações em que as contas da empresa são misturadas a contas pessoais do empresário ou mesmo situações em que o empresário realiza retiradas frequentes do caixa, sem planejamento prévio ou apuração de resultados.

Este tipo de prática deve ser evitado a todo custo. É como se você quisesse que seu carro completasse um percurso longo sem combustível. Você acaba tendo que empurrar o veículo quando o combustível acabar e se exaure no caminho.

Assim, as retiradas devem ocorrer de forma planejada e de acordo com o resultado líquido (lucro) gerado pelo negócio.

O fato de sobrar um montante em caixa não quer dizer necessariamente que a empresa gerou lucro!

Afinal, ela pode estar relacionada a um prazo maior concedido por um fornecedor, o que implica que este caixa será utilizado no futuro e não pode ser desperdiçado em outros fins.

Qualquer retirada deve estar relacionada a um resultado positivo e deve ocorrer em períodos pré-determinados, sendo limitadas a um valor que não prejudica o capital de giro do negócio. Uma medida simples como essa pode reduzir significativamente seu Ciclo Financeiro.

Dica 3: Classifique suas contas corretamente

Pode parecer bobagem, mas a classificação das suas contas é exatamente o que te permite, em primeiro lugar, diferenciar o que se refere à operação da empresa de outras contas ligadas a questões pessoais.

Ao identificar as contas de forma correta, é possível definir um grupo prioritário. Que precisa ser controlado de forma constante, com foco na redução de seu impacto sobre o resultado líquido da empresa.

Em outras palavras, encontre as contas que reduzem seu lucro, e você terá mais geração de caixa livre, beneficiando seu Ciclo Financeiro.

Dica 4: Controle seus recebimentos e pagamentos diariamente

O controle do fluxo de caixa pode parecer uma tarefa puramente mecânica, mas tem um benefício fundamental para seu planejamento. É necessário registrar todos os compromissos assumidos e os valores a receber, com a data programada para cada um.

Só controle do fluxo de caixa permite identificar os compromissos que precisam ser quitados, evitando atrasos e o pagamento de juros. Também viabilizam o controle dos recebimentos de clientes, permitindo o controle mais efetivo da inadimplência.

Com o controle diário, é possível projetar o saldo de caixa diário futuro, permitindo definir, se necessário, ações emergenciais com alguma antecedência.

Entendi!

Dica 5: Não caia na tentação de baixar preços para aumentar as vendas.

Embora muitos vendedores sejam enfáticos em culpar o preço, preço quase nunca é o problema! A definição do preço precisa respeitar um planejamento com um mínimo de detalhe. Para que fique claro o objetivo de lucro da empresa.

Caso as vendas não estejam ocorrendo conforme o planejado, é preciso analisar o processo de vendas. E também garantir que todas as etapas necessárias, incluindo a busca dos clientes certos, estão sendo executadas.

Somente o cumprimento do processo viabiliza a “Boa Venda”: aquela em que o produto é oferecido com qualidade ao mercado. O cliente reconhece o valor do produto e a transação ocorre de forma a beneficiar todas as partes: cliente, empresa e fornecedores.

Portanto, qualquer redução do preço só pode ser realizada após uma análise e redução dos custos do negócio. Sob risco de se sacrificar boa parte (senão todo) do lucro.

Esta análise também precisa identificar qual o impacto da redução de preço no Ciclo Financeiro da empresa.

Independente do impacto no valor total de vendas, esta iniciativa normalmente não altera o Prazo Médio de Recebimento. O que contribui para manter o Ciclo Financeiro!

Dica 6: Proteja sua operação de prazos malucos e negocie de forma justa com clientes e fornecedores

Com um objetivo de lucro definido e conhecendo os prazos necessários ao negócio, é importante orientar toda a equipe para assegurar os prazos planejados. Qualquer desalinhamento na condução dos processos internos pode prejudicar o Ciclo Financeiro.

Portanto é necessário utilizar controles que orientem a equipe e permitam que o produto ou serviço contratado sejam entregues no menor tempo possível. Este controle é o que garante o seu Prazo Médio de Estoque dentro de limites.

Assim como a operação da empresa precisa entregar em um prazo definido, é necessário negociar com seus fornecedores prazos que beneficiem seu negócio. Via de regra, quanto maior o prazo obtido junto aos fornecedores, melhor. No entanto, isto pode gerar um custo com juros.

Logo, é necessário negociar para que o prazo beneficie seu planejamento sem custos desnecessários.

Na outra ponta, por mais que ajude a conquistar novos clientes, a venda em parcelas a perder de vista nem sempre é um bom negócio. Toda venda parcelada é uma operação de crédito, em que sua empresa financia o cliente.

Portanto, querendo ou não, a operação incorpora um custo financeiro e alguém arca com ele.

Com isso, é necessário ser firme na negociação com o cliente. E ceder apenas até onde a venda ainda é benéfica para sua empresa.

Sobretudo, a elaboração de uma Política Comercial pode ser uma excelente iniciativa!

Para orientar a equipe e garantir a saúde financeira desde a venda.

Dica 7: Elabore um plano de vendas e envolva seu fornecedor

Qualquer mercado invariavelmente incorpora um grau de incertezas. Reduzi-las ajuda a manter os custos de um mercado sob controle e contribui para manter os ganhos planejados.

Uma medida eficaz no controle de tais incertezas é o planejamento de vendas!

Com ele, é possível identificar com antecedência todas as compras que sua empresa precisará fazer durante o período.

De posse dessas informações, torna-se possível conversar com seus fornecedores com tempo suficiente para negociar bons preços. Se possível, formalize a negociação em contrato, registrando os preços definidos e os prazos.

Decerto este tipo de instrumento, além de servir de planejamento para sua equipe de vendas e de suprimentos, contribui para controlar o Ciclo Financeiro.

A partir da definição do Prazo Médio de Pagamento, negociado previamente, sem desvantagem de qualquer tipo. Identifique seus principais fornecedores através do princípio de Pareto e faça uma negociação vantajosa com eles.

Dica 8: Comprar à vista é um bom negócio dentro de um contexto

É fato que as compras pagas à vista são mais vantajosas que aquelas compradas a prazo. Será que é sempre assim?

Do ponto de vista da lucratividade do seu negócio, a compra à vista viabiliza preços menores junto ao seu fornecedor, o que por sua vez reduz seus custos.

No entanto, uma compra à vista corresponde a um prazo 0 (zero) e quanto menor o Prazo Médio de Pagamento de Fornecedores, maior o Ciclo Financeiro.

Isso implica que compras à vista tendem a gerar um custo financeiro. E na medida em que você precisa de recursos para honrar os demais compromissos, além daquela compra.

Caso seus recursos sejam limitados, a compra à vista gera a necessidade de busca de recursos adicionais em outras fontes, com custo.

Desta forma, as compras à vista são vantajosas, desde que realizadas de forma planejada, com disponibilidade de recursos suficientes para pagar seu fornecedor.

E garantir o funcionamento de sua empresa com o pagamento dos demais compromissos, sem custos desnecessários de juros.

Dica 9: Pesquise no mercado por juros menores

A identificação do Ciclo Financeiro e o planejamento do Capital de Giro auxiliam na identificação do montante de recursos necessários ao dia a dia da sua empresa.

Caso você disponha dos recursos, é normal utiliza-los, mas vale uma ressalva: o retorno gerado pela empresa precisa ser maior que o retorno que você poderia obter em outras aplicações.

Do contrário, você incorre em um custo de oportunidade e ele não é pequeno.

Caso você não tenha os recursos, a busca em instituições financeiras ou parceiros acaba sendo a solução. Se este for o seu caso, pesquise, pesquise, pesquise!

Há diversas alternativas no mercado, cada uma com um patamar de juros distinto.

Portanto, na hora de avaliar a melhor alternativa, é preciso considerar os juros cobrados e os impostos atrelados a cada operação financeira.

Este custo normalmente é alto, mas, não havendo como evitá-lo com iniciativas que reduzam seu Ciclo Financeiro, é fundamental buscar sempre alternativas mais baratas, com juros menores.

Dica 10: Na impossibilidade de adotar estas medidas com antecedência, adote poucas medidas, mas que sejam eficazes e assertivas

Infelizmente a realidade de muitas empresas nos mostra o quanto é difícil planejar com precisão. E também como é difícil garantir uma execução do planejamento sem surpresas.

Em muitas empresas, decisões tomadas de forma isolada acabam gerando um Ciclo Financeiro acima do aceitável.

Para o negócio, o que se traduz em stress diário percebido principalmente quando:

  • As contas com os fornecedores precisam renegociadas com frequência;
  • A empresa se vê obrigada a vender de qualquer forma;
  • O saldo do caixa sempre beira a ZERO ou entra e sai do vermelho com frequência;
  • A empresa vive sem caixa para comprar matéria prima e, às vezes, até para pagar sua equipe;
  • Não sobram recursos ao final do período e, não raro, o empresário precisa aportar mais recursos;
Situações como essa afetam muitas empresas no país e no mundo, mas, mesmo nestes casos, algo pode ser feito.

Ao contrário do que a intuição possa sugerir, não se deve reduzir os preços para aumentar as vendas.

É preciso analisar criticamente o processo comercial para que encontre e favoreça as “Boas Vendas”.

Pense na equipe. Se for o caso, para salvar pelo menos parte do grupo, é melhor reduzir o tamanho da empresa e focar nos produtos que viabilizem as “Boas Vendas”.

Pois estas favorecem o Ciclo Financeiro e reduzem a necessidade de capital de giro.

Seja transparente com seus fornecedores. Neste ponto, mais do que nunca, um planejamento que os envolva diretamente contribui para a negociação de melhores condições de pagamento.

E um Prazo Médio de Pagamento mais favorável, que reduza o Ciclo Financeiro.

Controle seu Fluxo de Caixa com disciplina. Situações como esta são gerenciadas com mais facilidade quando o controle do fluxo de caixa é atualizado diariamente.

As informações, quando controladas, permitem decisões mais assertivas e focadas!

Portanto, invés de perder tempo cobrando de clientes pequenos ou renegociando títulos menores, concentre seu tempo naqueles de maior valor!

Se for necessário e isto for possível, evite fazer retiradas ou manter contas pessoais pagas pela empresa.

Esta iniciativa reduzirá seu Ciclo Financeiro e com certeza contribuirá para que sua fonte de renda, seu principal ativo, sobreviva.

“Tá, mas e seu eu não fiz nenhum dessas coisas e tenho esses problemas? O que eu faço?” Uma coisa é certa: não existem atalhos.

Fazer a coisa certa é mais importante que fazer a coisa mais rápida. Isto depende de uma definição criteriosa de prioridades, de uma orientação correta da equipe e de uma estrutura de informações.

Que te permite gerenciar o negócio de forma assertiva, com informações bem controladas e ações bem direcionadas.

Você curtiu este post sobre ciclo financeiro? Lembrou-se de outras dicas que são importantes para controlar? Então deixe um comentário neste texto e compartilhe, com a gente e com os nossos demais leitores!

Enfim, caso queira falar com um especialista sobre o assunto, sugiro experimentar nossa solução!

Suas boas práticas podem ajudar mais pessoas 😉

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