Como cortar gastos na sua empresa

Toda empresa arca com gastos significativos a todo momento. Boa parte destes gastos é fundamental para manter o negócio funcionando, mas uma parte significativa pode ser reduzida com medidas bem focadas, o que contribui para a liberação de recursos para outras frentes de atuação e ainda aumenta a margem do negócio. Por isso a importância de cortar gastos na sua empresa sempre que possível.

Medidas desse tipo precisam ser buscadas a todo tempo, tendo sempre em mente que quanto menores os gastos desnecessários, mais ágil será a empresa e mais fácil passar por períodos de baixa do mercado. Períodos que tem desafiado nossa realidade há algum tempo.

É sempre bom lembrar que alguns gastos contribuem para o funcionamento e até para o crescimento da empresa, a exemplo da aquisição de equipamentos, sistemas e treinamentos, que aumentam a produtividade da equipe e tendem a eliminar outros gastos menos visíveis do negócio.

Neste artigo, vou discutir como cortar gastos desnecessários, citando parte da abordagem tradicional e propondo uma forma menos usual de avaliar os gastos.

O importante é diferenciar claramente quais gastos são necessários e quais são desnecessários, ensinando sua equipe a fazer o mesmo, de forma que também saibam identificar e como cortar gastos desnecessários.

 

Como cortar gastos pela abordagem tradicional

A abordagem tradicional de análise e corte de gastos requer a consolidação dos números da empresa em relatórios financeiros que permitam identificar os maiores grupos de gastos.

Geralmente são classificado em Custos e Despesas e, posteriormente, em grupos mais focados, a exemplo de Custos Diretos e Custos Indiretos, Despesas Fixas e Despesas Variáveis.

Estas classificação tradicional respeita a forma como os gastos são gerados no negócio: a aquisição de matéria prima ou de mercadoria, por exemplo, é uma atividade fundamental para manter o negócio funcionando e está diretamente ligada à entrega ou ao produto do negócio, podendo ser classificada como Custo Direto.

Custos desse tipo tendem a se comportar como o negócio: quando as vendas aumentam, este custo aumenta, na medida em que o volume de matéria prima necessário para a entrega aumenta.

Já os Custos Indiretos incluem gastos com energia, por exemplo, que é necessária a uma linha de produção, mas requer uma análise mais criteriosa para atribuir o custo ao produto ou serviço.

Dentro das Despesas Variáveis, podemos citar os gastos com comissões de venda, que tendem a acompanhar a variação nas vendas, e os gastos com publicidade e propaganda, que não se mantém sempre no mesmo patamar.

Finalmente, no grupo de Despesas Fixas podem ser considerados os gastos com aluguel, telefone, internet, serviços recorrentes de terceiros, todos eles recorrentes.

O principal benefício de se classificar os gastos nestes grupos é a possibilidade de adotar com eles uma abordagem Preço x Volume: custos diretos adicionais, por exemplo, são gerados com o aumento no consumo (volume) de matéria prima. Também podem ser gerados quando o fornecedor cobra mais caro (preço) por unidade desta matéria prima.

Para definir corretamente como cortar gastos desse tipo é preciso avaliar o consumo de matéria prima (se está eficiente ou se há desperdício) e avaliar a possibilidade de negociar preço com seu fornecedor.

A análise Preço x Volume pode ser aplicada a todos os grupos de gastos, a partir da identificação do que contribui para elevar o gasto (o Fator Crítico) em uma conta específica, a exemplo do quadro abaixo:

Gasto	Preço	Volume	Fator Crítico
Custo com Mat. Prima	R$/kg, R$/Litro, etc	Kg, Litro,Metro, etc	Volume, principalmente
Energia	R$/kWh	kWh	kWh
Comissões de Venda	R$ Comis/ R$ Venda	R$ Vendas	Preço
Public. & Propaganda	R$/unidade vendida	Unidade Vendida	Preço
Aluguel (e outros fixos)	Mensalidade (R$)	1	Preço

 

O quadro não é exaustivo e a análise precisa respeitar a forma como o gasto se comporta, ou como é gerado em cada negócio.

Como regra geral para entender como cortar gastos, é preciso identificar qual parte do gasto (preço ou volume) precisa ser reduzida e atuar de forma apropriada: internamente, controlando o consumo, ou externamente, negociando preços com fornecedores.

Aqui vale a pena chamar a atenção para gastos com Publicidade e outros do tipo, cujo retorno é menos mensurável: é importante controlar gastos desse tipo, mas é exatamente a dificuldade de mensurar seu retorno que impõe uma necessidade de se ter critérios mais precisos para tomar a decisão.

A dica é trabalhar sempre na busca do meio mais eficaz de gerar o retorno, seja ele na forma de vendas, na forma de produtividade, ou outros.

 

Como cortar gastos drasticamente

Uma forma muito comum utilizada em empresas mais estáveis no mercado é conhecida como Orçamento Base Zero.

Através desta metodologia, ao invés de avaliar os gastos existentes e identificar oportunidades de redução, a empresa atua como se estivesse sendo implantada novamente entre um ano e outro, orçando cada gasto necessário em cada parte do negócio.

Esta abordagem facilita a discussão sobre o que é necessário e o que não é fundamental para o funcionamento do negócio. É preciso bastante critério, pois existe chance de gastos importantes serem sumariamente cortados entre um período e outro. No entanto, esta abordagem produz resultados bons, na medida em que reduz espaço para gastos que vem sendo arcados pela empresa na inércia, sem uma avaliação de sua conexão com o resultado final.

 

Como cortar gastos – Formas mais objetivas

As análises propostas anteriormente tendem a ser mais objetivas, na medida em que permitem agrupar os diversos gastos de forma a facilitar sua identificação.

Com os dados consolidados em mãos, torna-se mais fácil ao empreendedor decidir o que cortar e como cortar: pode haver uma decisão direta para reduzir o volume de um determinado componente do gasto ou uma iniciativa mais focada na negociação de preços com os fornecedores e parceiros.

Esta forma mais objetiva costuma ser rápida e favorece ganhos simples, seja em negociações de longo prazo com fornecedores, seja pela renegociação do aluguel, seja pela introdução de controles no processo.

 

Análises mais complexas – os gastos “ocultos”

Após abordar rapidamente como cortar gastos pelos meios mais tradicionais, é importante mencionar que alguns gastos têm um comportamento menos objetivo.

Ou seja, sua origem precisa ser encontrada dentro dos processos do negócio, a partir de uma discussão mais detalhada envolvendo também a equipe.

A título de exemplo, podemos discutir os gastos com frete que uma empresa realiza durante um determinado período. Como é o processo de seleção da transportadora? Existe cotação? Os clientes recebem seus pedidos de uma só vez ou de forma fracionada? Caso seja fracionado, por quê está sendo fracionado – tem algo a ver com problemas de entrega na produção?

No caso do consumo de matérias primas, quais os controles utilizados para garantir o consumo eficiente, sem desperdício?

E no controle de mercadorias no varejo, quais controles garantem que não há perda, desperdício ou roubo de mercadorias?

E no processo de compras, como são analisados impostos ligados a cada produto e o impacto que a aquisição em um ou outro estado tem sobre seu custo final?

A resposta para estas perguntas exige uma análise mais detalhada do processo em questão e o envolvimento das pessoas. Para que ajudem a identificar o que pode ser feito, o que nos leva ao próximo tópico.

 

Análises mais subjetivas – o papel da equipe

Muitos empreendedores atuam diretamente no controle de todas as partes do negócio, dividindo-se entre decisões estratégicas e orientações e controles mais operacionais do dia a dia.

Esta atuação, no entanto, tem limites e nem todos os problemas serão vistos pelo empreendedor, por maior que seja seu nível de controle. Alguns problemas podem até ser vistos, mas tarde demais, o que prejudica o resultado.

Com isso, é importante que a equipe seja constantemente orientada a avaliar a eficiência das atividades que conduzem o tempo todo. Muitos dos gastos gerados pela empresa têm origem na forma como cada funcionário conduz suas funções.

No departamento de compras, por exemplo, caso o responsável decida fazer inúmeras e variadas compras em uma quantidade excessiva de fornecedores. A quantidade de notas fiscais que serão processadas será maior, exigindo mais tempo de funcionários no setor financeiro e na contabilidade; a quantidade de fretes será maior, aumentando os gastos dessa conta; e quantidade de vezes que o setor de recepção de mercadorias precisará parar para atender fornecedores também será maior, consumindo mais tempo da equipe.

Este exemplo é uma realidade em muitas empresas. Há muitos outros como ele, diariamente, nas empresas do país. É importante orientar cada membro da equipe constantemente, de forma a capacitá-lo para analisar criticamente a forma como conduz o processo sob sua responsabilidade e identificar formas de aumentar sua eficiência, sem comprometer a entrega.

Este não é um trabalho feito da noite para o dia. Pelo contrário, é um trabalho contínuo, que será realizado durante toda a existência do negócio. Portanto, quanto antes for iniciado, melhor.

Definir como cortar gastos nem sempre é fácil, principalmente quando as informações estão dispersas e a cultura da empresa ainda não se atenta para isso. Com isso, a implantação de controles, a seleção de uma equipe adequada e seu engajamento nesta cultura são fatores chave, que precisam de prioridade.

Enfim, por mais complicado que pareça, o importante é começar. Defina uma conta específica e, junto com a equipe, identifique a melhor forma de reduzi-la. Pequenas atitudes podem ser suficientes para construir uma cultura de controle e eficiência.

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