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Como utilizar o 5W2H para melhorar seu negócio

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Saiba utilizar o 5W2H para melhorar os resultados, garantir maior qualidade nos processos e utilização adequada dos recursos para sua empresa.

Lembra quando expliquei o Diagrama de Ishikawa e prometi fazer um texto sobre o 5W2H? Promessa é dívida! Ainda mais com você, meu grande amigo leitor ❤ Vamos lá. Nesse texto quero te mostrar:

  • O que é 5W2H
  • Quando usar
  • Como usar
  • Aplicação do 5W2H em uma situação real

O 5W2H surgiu lá com o sistema Toyota de produção e é classificado como uma ferramenta de gestão que auxilia no desenvolvimento de planos de ação. Certamente você sabe o que é plano de ação, e já fez algumas vezes na sua empresa.

Quando você encontra um problema (anomalia) em um processo da sua empresa já imagina maneiras de resolver, quando já não o resolve de imediato. Ou quando quer implementar algo novo no negócio já imagina como vai acontecer e até conversa com alguns colaboradores, não é mesmo?

Por mais que não seja detalhado ou registrado, isso é plano de ação: você tem uma tarefa, sabe quem vai executá-la e como. Percebe a importância de ter um plano de ação e de que ele seja bem estruturado? Sem essas respostas pode acontecer da tarefa não sair do papel ou das ideias.

 

O que é 5W2H

Portanto vamos desvendar esse misterioso nome esquisito kkk. Antes de tudo, o entendimento das siglas ajuda a compreender melhor nos resultados da ferramenta:

  • 5W: 5 perguntas que começam com a letra W porque estão no idioma americano. São elas:
            

What – O que?

As perguntas são bem intuitivas. “O que” refere-se de qual ação se trata: o que vai ser  feito?

Why – Porque?

O pensamento para essa pergunta é sobre o motivo da execução da ação. Ela é muito importante, pois está diretamente ligada ao resultado que você espera da ação. Qual o objetivo ao executar essa ação? Sugiro a seguinte reflexão para essa pergunta “qual o resultado eu espero com essa ação?”.

Where – Onde?

Confesso que essa pergunta faz mais sentindo quanto maior for a sua empresa, ou seja, quanto mais setores ou divisões maior a necessidade de estratificação de onde será implementada a ação. O objetivo dessa pergunta é estabelecer um lugar, setor ou equipamento onde será realizada a ação definida na primeira pergunta.

When – Quando?

Toda ação precisa necessariamente de um prazo, se não pode ficar no esquecimento e nunca ser – de fato – implantada. É uma definição simples de prazo mesmo, com data determinada.

Who – Quem?

Assim como toda ação precisa de um prazo, precisa também de um dono. Essa pergunta deve definir um responsável pela ação.

 

  • 2H: 2 perguntas que começam com a letra H e também estão em inglês.
         

How – Como?

Essa é uma das perguntas que deve tomar a maior parte do tempo na hora de estruturar o plano de ação utilizando o 5w2h.  A resposta a ela é um detalhamento do passo a passo de como a ação escolhida deve ser implementada.

How much – Quanto?

O objetivo dessa pergunta é entender o impacto financeiro dessa ação e a necessidade de planejá-la, segundo o fluxo de caixa da empresa. A resposta deve ser objetiva e quantitativa.

Tenha em mente que essas perguntas são triviais para qualquer tipo de ação estabelecida.

Assim, podemos definir o 5W2H como uma ferramenta de gestão que auxilia na execução de ações através da definição de todos os recursos necessários ao seu acontecimento, não deixando dúvidas que podem, eventualmente, atrapalhar o processo.

 

Quando utilizar o 5W2H

Em linhas gerais o 5w2h deve ser usado sempre que quiser ter controle das variáveis mais importantes do processo, desde que tenha claro o objetivo final.

Portanto, a ferramenta pode ser usada para:

  • uma ação corretiva de um processo,
  • implantação de uma nova etapa,
  • contratação de funcionários,
  • sistema de melhoria contínua (para montar um fluxo de valor futuro),
  • no planejamento da manutenção,
  • uma ação de aumento do número de clientes


Enfim, viu como o 5W2H é uma ferramenta útil, ágil e eficaz?

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Como utilizar o 5W2H

Primeiramente, é bem simples. O primeiro passo é escrever todos as 7 perguntas em um quadro, folha, planilha, como preferir. Uma dica: sempre escreva “O que?” primeiro para se organizar melhor. 

Depois definir qual será a causa do problema que será tratada/bloqueada. Utilize o Diagrama de Ishikawa para encontrar essas causas. Então, definido esse objetivo parte-se para as ações que devem ser tomadas.

A pergunta “O que?” responde qual deve ser a ação estabelecida. A partir daí é só desmembrar as respostas com o máximo de exatidão possível. No próximo tópico tem tudo tim tim por tim tim.

 

Aplicação do 5W2H em uma situação real

Imagina uma situação na qual uma das máquinas de empacotamento da sua linha de produção X é bem velha, além disso ela causa atraso na  produção e diminui a produtividade da linha.

Nessa análise você detectou que para bloquear as causas levantadas existem duas opções imediatas:

  • comprar outra máquina ou
  • programar a manutenção com menor intervalo de tempo.

O que você, como responsável pelo resultado da linha, faria?

Vamos então, mapear todas e aplicar o 5W2H:

Viu como é bem simples?

Sempre que pensar em execução e controle de ações para tratamento de desvios e bloqueio de causas de problemas, de uma maneira eficaz, economizando recursos e esclarecendo dúvidas utilize o 5W2H.

Preparei uma planilha que vai te ajudar a utilizar essa ferramenta de gestão no dia a dia da sua empresa, trazendo resultados rápidos e otimizando recursos.

Basta clicar aqui e acessar. Depois conta pra gente o que achou da planilha e se ela te ajudou a melhorar seus resultados!

Enfim, quando surgirem dúvidas no processo deixe nos comentários que te respondo. O Meu Gestor está sempre a disposição, para uma dúvida, estruturar um processo, melhorar resultados e para um café!

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Consultor de Gestão com mais de 10 anos de experiência em gestão em diversos setores da economia e em empresas de vários portes. Sócio fundador do Meu Gestor e trabalhando para resolver os problemas de gestão de pequenos empreendedores em todo o Brasil.

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