Como controlar as contas a pagar da sua empresa

Entenda a importância de controlar o contas a pagar do seu negócio e como isso influencia seu relacionamento com fornecedores e clientes.  

Toda empresa tem contas para pagar, certo? Também todas tem contas para receber, não é mesmo?

Sendo assim, porque será que algumas empresas não conseguem arcar com todas as contas ou acabam atrasando o pagamento delas?

Se você respondeu que nessas empresas as contas a pagar são maiores que as contas a receber, você pensou apenas na resposta mais óbvia. Vamos ampliar esse leque de visão: não existe apenas esse motivo.

Um outro motivo MUITO COMUM é que não há um controle adequado das contas a pagar.

E é sobre esse motivo em especial que vou falar nesse texto: controle de contas a pagar.

Afinal, o que são Contas a Pagar?

Nós sabemos que todo negócio precisa de recursos para funcionar, não é mesmo?

São necessárias pessoas, máquinas, um lugar de funcionamento, matéria prima, divulgação do produto, pagamento de impostos, etc.

E para que tenhamos esses recursos de qualidade no nosso empreendimento é preciso comprar, contratar, alugar. Aí que entra o contas a pagar.

Contas a pagar são todas aqueles gastos que seu negócio precisa desembolsar dinheiro. São as consideradas saídas, na linguagem da contabilidade.

Importância de controlar

Entendendo que as saídas do seu negócio são um ponto importante do seu fluxo de caixa fica fácil identificar a importância de controlar as contas a serem pagas, concorda?

Com o controle é possível identificar todas as despesas e custos daquela empresa em um determinado período de tempo e tomar as ações cabíveis, quando necessário.

Por exemplo, é preciso saber dia de pagamento de cada recurso para avaliar se naquela data sua empresa tem capital suficiente para desembolsar. Caso não tenha é preciso se planejar antes para negociar o pagamento.

Ou seja, o controle das contas a pagar auxilia na identificação de todos os pagamentos para que nenhum seja esquecido, na priorização de gastos quando necessário, no cálculo da necessidade de capital de giro, no controle de prazos, permitindo a negociação com fornecedores e na tomada de ações que evitam que sua empresa atrase pagamentos e incorra em dívidas e juros.

Todas essas informações permitem uma análise financeira completa e confiável do seu negócio.

Como controlar o Contas a Pagar

Bom, já sabemos o que é a importância de controlar custos e despesas do negócio. Agora é hora de aprender como:

Anote TODOS os gastos do negócio

O primeiro passo é o mais óbvio, mas também o menos executado. Porque? Muita das vezes outras tarefas são priorizadas.

Sabemos que você, como empreendedor, precisa estar atento a vários pontos do negócio e vários são os problemas que aparecem no dia a dia da empresa. Porém, gerenciar por tarefas e deixar informações importantes como essas “pra depois” é um RISCO!

Conselho meu: priorize ações que impactam DIRETAMENTE no resultado do seu negócio.

Anotar todas os gastos dos negócio impacta diretamente no seu caixa, no ciclo financeiro e capital de giro da empresa, podendo levar a dívidas desnecessárias. Portanto, crie o hábito de anotar esses gastos.

Essa informação é útil também para separar gastos pessoais com gastos do empreendimento.

Entenda as informações que são importantes controlar

Além de anotar todos os gastos da companhia, é preciso entender quais outras informações são relevantes e também observá-las.

Por exemplo, é importante separar despesas fixas de despesas variáveis? Essa informação pode ser necessária no momento de priorização de gastos, por exemplo.

Outras possíveis informações relevantes são o valor a ser pago, data prevista de pagamento, data real do pagamento, nome do fornecedor, documento e a situação daquele pagamento.

É importante ressaltar que as informações devem ser determinadas por você empreendedor que está diretamente envolvido no negócio. O que é importante saber na hora de identificar uma saída da sua empresa?

Organize todos os dados em um único lugar

Depois de identificadas todas aquelas informações relevantes é imprescindível que você as coloque em um único lugar, de fácil acesso. Seja uma tabela de Excel, Google Sheets ou um software.

A ideia é bater o olho nos dados e entender a situação financeira macro da sua empresa.

Na imagem abaixo temos uma sugestão de como pode ser feito, caso você utilize o Sheets ou Excel:

Se tiver alguma dúvida de como montar essa planilha pode mandar uma mensagem aqui que te ajudo!

Analise seus dados

Como resultado do passo anterior, ter os dados compilados e transformá-los em informação é crucial.  

Por isso é importante que eles sejam atualizados sempre e que sejam simples o bastante para que qualquer pessoa consiga entendê-los.

Caso a maioria das contas a pagar estejam atrasadas ou não pagas é um sinal de alerta para seu caixa, concorda? As vezes é preciso tomar algumas ações que reduzirão o ciclo financeiro e melhorarão essa situação.

A partir das análises do contas a pagar é possível tomar algumas ações que podem fazer muita diferença no dinheiro que sobra no fim do mês: é possível, por exemplo, antecipar pagamentos e conseguir benefícios e até mesmo renegociar com fornecedores e conseguir maior prazo de pagamento ou até mesmo descontos maiores.

Agora que você já entendeu a importância de controlar suas saídas e como fazer isso de maneira prática e eficiente, pode avançar pra estruturar o fluxo de caixa do seu negócio. Você descobre como fazer isso nesse texto “Como gerenciar o fluxo de caixa da sua empresa”.

Caso surjam dúvidas pode deixar aqui nesse formulário que entramos em contato!