Fluxograma de Processo: pra que serve e como usar

O fluxograma de processo ajuda a aumentar a produtividade do seu time  e garantir a qualidade do serviço, através da documentação das suas atividades.

Porque nosso objetivo é informar você, empreendedor, sobre as ferramentas da qualidade utilizadas no mundo dos negócios.

E o quão importantes elas são na hora de tomar decisões para sua empresa e alcançar melhores resultados.

Você conhece o fluxograma? Já utilizou alguma vez no seu negócio?

Então vamos juntos descobrir porque, quando e onde usar essa ferramenta que aumenta a produtividade do seu time e reduz falhas e retrabalhos nos seus processos.

O que é um Fluxograma de Processo

Fluxograma nada mais é que o detalhamento do fluxo (sequenciamento) de atividades no processo: colocar em ordem de acontecimento todas as etapas necessárias à realização de um produto ou serviço. 

Imagine seu processo de vendas, ou seu processo produtivo. Você sabe quais são as etapas e atividades que compõe esse processo, desde seu início até o fim?

Você deve estar se perguntando “mas porque eu preciso saber disso? Preciso saber apenas a parte dele que participo e seu resultado”.

Leia a frase acima de novo. Realmente concorda com ela?

Vantagens de mapear o processo

Imagina não conhecer o que é preciso pra montar um processo, ou até mesmo no meio dele descobrir que existem necessidades de recursos que não foram pensados antes, ou o que é fruto dele, suas saídas.

Portanto, essa falta de conhecimento gera falta de insumos na entrada ou excesso de saídas. Já parou pra pensar que suas rupturas (falta) ou  excessos podem ter na ausência do mapeamento e conhecimento do processo sua causa raiz?

Contudo é uma ferramenta e tanto que te auxilia na gestão de recursos do seu negócio.

• Com o fluxograma é possível conhecer o padrão de execução do processo.
  Esse padrão influencia diretamente na qualidade do seu produto e no treinamento dos seus funcionários, aumentando a produtividade do seu time.
  
  
• Com o processo documentado é mais fácil visualizar seus insumos e seus produtos.
  Fator que gera maior visão sistêmica e estratégica: é possível identificar processos desnecessários, recursos que estão sendo mal utilizados e até mesmo etapas que poderiam ser incluídas, como inspeção de qualidade.
• O fluxograma de processo te ajuda a identificar o que é preciso para que uma etapa aconteça e que sai dela.
  Isso gera controle total do seu processo e os recursos despendidos nele.

Então, agora que você já tem claro a importância dessa ferramenta e suas implicações, vamos descobrir como colocar em prática. 

Como montar o Fluxograma de Processo

Antes de tudo é preciso saber que existem vários tipos de fluxograma. E, sua utilização vai depender do seu objetivo com ele. Para você se familiarizar, vamos conhecer a simbologia do fluxograma:

Figura retirada do livro “Gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia” de Vicente Falconi

Primeiro Passo

Definir o processo a ser mapeado. Em seguida, defina o nível de detalhamento necessário àquele processo.
Então vamos pegar um exemplo prático: o processo de montar um fluxograma.

Observação Importante!
Não é necessário mapear um processo inteiro.
Podem ser mapeadas “partes” do processo que interessam, se o processo for muito grande ou identificadas que elas são as partes de interesse.
Pois é preciso apenas delimitar seu início e seu fim.

Passo Dois

Nesse momento é preciso conhecer o processo e todas as atividades desenvolvidas nele.

Portanto é interessante que quem executa de fato as atividades participe e forneça as informações necessárias. Caso você não tenha certeza, vá até ao processo e acompanhe sua realização anotando suas etapas e informações.

Enfim, o fluxograma deve ser desenhado conforme as etapas acontecem e não como deveriam acontecer.

Portanto, faça um discussão saudável com as equipes responsáveis por cada atividade.

Finalmente, agora é hora de desenhar o processo e suas informações relevantes:

No caso acima, uma das entradas da terceira etapa foi especificada. 

Então, ao visualizar o fluxograma acima, já posso me preparar e marcar uma reunião com a equipe responsável. Não preciso esperar que a etapa chegue, causando gargalo.

Ou então, poderíamos já incluir esse questionamento no processo:

Não sabe nada de Excel?! Não tem problema! Assista o vídeo abaixo e veja como é fácil montar o seu fluxograma!

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Enfim, existem alguns programas para desenhar o processo, como o Bizagi e o Visio, mas dependendo do processo é muito simples desenhá-lo no Excel, ou até mesmo a mão.

Portanto é importante também que o fluxograma de processo seja exposto na Gestão a Vista, porque, como já vimos ele é muito valioso para os funcionários envolvidos em sua execução, caso precisem olhar no dia a dia. 

Afinal, gostou do fluxograma? Pronto para mapear os processos importantes da sua empresa e conseguir controlá-los com mais facilidade? Tenho certeza que sim!

Mas se tiver surgido alguma dúvida sobre como fazer um fluxograma de processo, deixe nos comentários que te respondemos. E não se esqueça, essa ferramenta é fundamental para garantir a qualidade do seu serviço!