Ciclo PDCA para melhorar os resultados do seu negócio

Todo negócio é movido por resultados. Aplicar o Ciclo PDCA no dia a dia da sua empresa é a melhor opção para a melhoria dos resultados do seu negócio.

Você já deve saber que mensurar e monitorar os processos prioritários do negócio através de indicadores é essencial para garantir que eles estão atingindo o resultado que precisam.

Mas nem sempre essa estrutura de indicadores existe ou é utilizada analiticamente nas organizações.

Nesse artigo vou te ajudar a entender como utilizar uma estrutura de gestão consolidada para melhorar qualquer resultado da sua empresa, através do Ciclo PDCA.

Todo empreendedor que está a frente do negócio sabe da dificuldade de gerenciar os processos e fluxos na correria do dia a dia, não é mesmo?

Muito se fala e FAZ na rotina de cada negócio, sem dúvidas.

Mas o questionamento que proponho que você faça é: essas ações geram resultados?

Ou são tarefas que despendem um enorme esforço e quase nenhum impacto no resultado? O esforço não significa nada se ele não gera resultados!!

Pensando nisso, preparei um texto cheio de dicas para aperfeiçoar e melhorar o gerenciamento dia após dia no seu negócio, sem deixar de lado os compromissos necessários à sobrevivência da empresa.

O que é o Ciclo PDCA

Gosto de dizer que o PDCA é um método utilizado para o alcance de metas de melhoria e se divide em 4 grandes etapas: planejamento (plan), ação (do), gerenciamento (check) e padronização ou adoção de ações corretivas (act).

O PDCA ficou famoso no Japão pós 2ª Guerra, sendo colocado como um dos responsáveis pela a ascensão do país e pelo aparecimento de gigantes como a Toyota e o seu sistema de produção.

Apesar de ter ficado famoso no Japão, ele é originário da América e foi desenvolvido por Deming, baseado no trabalho de Francis Bacon e Shewart.

Porque o PDCA melhora os resultados

Para melhorar um resultado, seja ele qual for, é preciso saber quais resultados tenho hoje e quais quero atingir (melhoria).

Normalmente eles são guiados pelas metas. Se sua empresa não possui metas ou você não sabe como estabelecê-las, recomendo que leia esse texto e mapeie as metas prioritárias do seu negócio.

Voltando a origem do significado da metodologia PDCA, você sabia que método significa caminho para a meta?

Então, nesse texto vou te mostrar qual caminho utilizar (método PDCA) para alcançar resultados melhores (atingir as metas).

Para que isso aconteça, preciso que você entenda que existem dois tipos de meta e para cada tipo existe um caminho diferente:

• Metas para melhorar: tem como objetivo atingir resultados melhores, com uma mudança definitiva de patamar. Exemplo: reduzir em 5% o custo de produção até dezembro de 2018.
  
• Metas para manter (metas padrão): tem como objetivo estabilizar um resultado. Exemplo: fabricar um produto sempre nas mesmas dimensões especificadas, custo padrão, prazo de entrega padrão, etc.

Para as metas padrão sugerimos a aplicação do SDCA, que significa Padronizar (Standard em inglês), Fazer (Do), Checar (Check) e Agir (Act). Vou explicar melhor o SDCA num próximo artigo.

Caso surja alguma dúvida até lá, deixe nos comentários que te ajudo!

Para as metas utilizamos no Meu Gestor o Ciclo PDCA. A união desses dois ciclos (SDCA + PDCA)  é o que chamamos de melhoria contínua ou Kaizen.

Entendendo o Ciclo PDCA

O caminho que vamos utilizar para chegarmos na melhoria de resultados é dividido em 4 grandes etapas.

Normalmente, a primeira fase, de planejamento, é realizada antes das demais, para aumentar as chances de sucesso nos resultados.

Mas, dependendo das condições do negócio, pode-se iniciar o trabalho pelas outras etapas. A etapa de verificação dos resultados, por exemplo, ocorre em paralelo à etapa de execução das ações. Vamos por etapas:

Planejamento (P)

Essa etapa é a mais importante do ciclo PDCA e talvez a mais deixada de lado na prática.

Todo cuidado aqui é pouco, já que essa etapa envolve a identificação de um problema, o estabelecimento de uma meta de melhoria para essa situação, análises sobre o problema em foco e sobre os fatores que deram origem a ele e a estruturação de um plano de ação robusto.

Ou seja, todas as questões estratégicas são definidas nessa parte!

Para identificar um problema é preciso primeiro entender o que é um problema.

Segundo Vicente Falconi, problema é um resultado indesejável, ou seja, é a diferença entre a situação real e uma situação desejada.

Por isso a importância de ter metas no negócio: como saber se os resultados são bons se não existe um referencial para compará-los?

Portanto se seu negócio não tem metas é necessário definir uma, a partir da identificação de uma situação indesejável na sua percepção.

Por exemplo, se as vendas estão em menor número que costumam ser, se os custos estão maiores que eram, se o número de produtos com defeito na produção está aumentando.

Com o problema especificado é preciso definir uma meta de melhoria: toda meta deve ser composta por Objetivo, Valor e Prazo para seu alcance.

Portanto, a maior dificuldade é identificar corretamente o problema prioritário da empresa, compreender a capacidade que a empresa tem para alcançar resultados e estruturar um plano que viabilize seu alcance a partir da definição de uma meta.

Esse é o momento em que se comete a maioria dos erros, ou por definir uma meta inalcançável, ou por definir uma meta completamente abaixo do que a empresa pode e precisa entregar.

Execução (D)

Como o próprio nome diz, essa etapa envolve colocar em prática o que foi definido na etapa de planejamento.

É nesta etapa que a empresa coloca o planejamento em andamento, através da execução dos planos de ação.

Basicamente são os passos que a empresa deve dar para se chegar no resultado esperado.

Checar (C)

Podemos definir essa etapa como o controle dos resultados das ações estabelecidas em (P) e em execução em (D).

O controle é feito através da avaliação do avanço dos planos de ação e do alcance de resultados nos indicadores.

Ele permite acompanhar se as ações estão sendo cumpridas e se seus resultados estão dentro do planejado ou não.

Agir (A)

Essa etapa se divide em padronizar as ações que deram certo e corrigir os resultados da etapa de checagem (C) que não deram certo.

É preciso estabelecer outras ações para corrigir esse resultado e atingir o que foi planejado em (P).

Figura retirada do Livro “Gerenciamento da Rotina do Trabalho do dia a dia”, Vicente Falconi

Exemplo prático do ciclo PDCA em uma empresa

Como explicado na parte “Entendendo o Ciclo PDCA”, a primeira fase, Planejamento (P) envolve:

1. Identificação de um problema
2. Estratificação do problema: identificar os fatores que deram origem a ele e como estes fatores foram gerados nos processos
3. Estruturação de um plano de ação robusto.

Vou explicar cada passo acima com um exemplo de problema que pode acontecer no seu negócio:

Identificação de um problema

Suponha que meu negócio esteja passando por um período de vendas baixas.

Primeiramente, de que forma este problema pode ser avaliado: pela quantidade de vendas ou pelo valor das vendas?

Caso seja pela quantidade, qual número de vendas seria bom? Qual foi o maior número de vendas que o negócio já fez? Qual a média de vendas?

Para definir uma meta de melhoria, recomendo que – utilize a Análise de Lacunas, com os resultados anteriores do dado “problema”.

A lacuna é a diferença entre o melhor resultado já alcançado e o resultado que melhor caracteriza sua situação atual. Para definir uma meta é preciso capturar uma parte desta lacuna e incorporá-la ao resultado atual.

Para efeitos de exemplo vou especificar uma meta de melhoria: melhorar a venda em 40% até o mês de Setembro.

Com uma meta estabelecida, o pensamento é o seguinte: “o que é preciso fazer para alcançá-la?” É preciso bloquear a causa fundamental. Vamos então descobrir a causa fundamental.

Quebrando o problema: análise de fenômeno e de processo

Identificado o problema, vamos investigar tudo que se relaciona a ele (análise de fenômeno) e suas causas principais (análise de processo).

Vamos primeiro analisar tudo que contribui para geração do problema.

É preciso identificar: o que está diretamente ligado ao problema? Tomando nosso exemplo, que o problema consiste em vendas baixas, temos a seguinte análise:

O que está ligado a vendas no (seu) negócio?

1. A) Ticket Médio
2. B) Conversão de Vendas
3. D) Mix de produtos disponível na loja

Todos esses fatores afetam as vendas nesse exemplo, logo eu preciso estar atenta a eles. Porém é preciso entender qual impacta mais.

Recomendo que você faça uma análise de pareto (clique no link para saber mais) nesse momento.

Para seguirmos com o exemplo, vamos dizer que o fator que mais impacta nas vendas baixas é a baixa conversão de vendas.

Contribui para a investigação verificar se a conversão apresenta problemas para um produto específico, ou um vendedor específico, ou mesmo um período específico.

É possível que o problema esteja concentrado em um fator e isto torna a solução mais gerenciável. Agora vamos analisar como esse problema impacta no meu processo.

Dica!!!

É importante deixar claro que todas as investigações devem ser baseadas em dados e números da empresa. Nenhuma decisão pode ser tomada no “achismo”.  

Na análise de processo o objetivo é descobrir a(s) causa(s) do problema e, para isso, conhecer as etapas do processo que envolvem o problema é fundamental. Usando o problema vendas baixas em função da conversão baixa:

Como é o processo de negociação final  das vendas do negócio? A conversão depende de etapas específicas do processo? Estas etapas são de conhecimento dos vendedores?

Se não existe um processo de vendas, é muito provável que essa seja a causa fundamental do problema das vendas baixas. Já que, se não existe um processo a seguir, cada um executa da maneira que achar melhor.

Alguns vão executar bem, outros mal.

Afinal se existe um processo, o ideal é que ele seja desenhado e detalhado para responder a alguns questionamentos.

O importante é que a execução do processo seja clara para a equipe e que ele seja executado por completo. Para desenhar o processo recomendo a leitura desse texto, que ensina como fazer um fluxograma.

Descobrir a causa do problema é se questionar o por quê do problema existir e onde ele está (em qual parte do processo).

Uma ferramenta muito útil para essa etapa é o diagrama de causa e efeito ou Ishikawa. Ele ajuda a analisar, através das 6 categorias de causas que podem impactar os processos da empresa.

A identificação de possíveis causas no processo permite listar algumas que são prioritárias. A estas possíveis causas, aplica-se o método dos 5 Por Quê’s. Aplicando para o problema de vendas baixas:

• Problema: Vendas baixas em função da conversão baixa na etapa de negociação final
• Por quê a conversão na etapa de negociação é baixa? Porque os vendedores não acharam o produto no estoque em tempo hábil
• E por quê não encontraram em tempo hábil? Por que não foi feito pedido de compra em prazo hábil
• E por quê não foi feito o pedido? Por que ninguém percebeu que faltava produto
• Por quê ninguém percebeu? Porque não existe gerenciamento do estoque = Causa Fundamental

Com a análise acima identificamos que o problema todo de vendas baixas ocorreu devido à falta de gerenciamento do estoque.

Então, depois que a causa foi detectada, é necessário elaborar um plano de ações  para corrigi-la.

Contudo é possível que mais de uma causa fundamental seja encontrada.

Nesse caso o recomendado é priorizar aquelas com maior impacto e, para as causas priorizadas, elaborar ações que contribuam para eliminá-las ou reduzir seu impacto nos resultados.

Estruturação de um plano de ação robusto

Para montar um plano de ação basta identificar o que é preciso fazer para eliminar as causas fundamentais e alcançar a meta. Toda ação definida deve ter um responsável e um prazo.

Sugiro que utilize o 5W2H  e estruture as ações segundo um cronograma de atividades.

No caso do exemplo, temos a seguinte situação:

Meta: melhorar a venda em 40% até Setembro.

O que fazer para bloquear a causa fundamental? Implementar o controle de estoque.

A estrutura do 5w2h para essa situação é a seguinte:

Então finalizado o plano de ação, vamos voltar às macro etapas do ciclo PDCA. É o momento de executar (D) as ações, conforme o plano.

Execute as ações propostas e certifique-se, dia a dia, que o cronograma está sendo cumprido. Lembre-se: a data de conclusão das ações é o que define quando você terá os resultados desejados.

Além disso, colocar em prática o plano, é preciso mensurar os resultados das ações.

Por exemplo, no caso da ação acima é preciso saber se as vendas aumentaram, com a implementação da gestão de estoque.

Se os resultados apresentados foram satisfatórios, deve-se padronizar ação tomada, a partir da adoção de um Procedimento Operacional Padrão para Gestão do Estoque Padronizada a ação, treine os colaboradores envolvidos nela.

Bem como se os resultados da ação não forem satisfatórios, entra a quarta etapa do ciclo: agir (A).  

O primeiro passo é verificar se a ação foi corretamente executada. Em caso afirmativo, temos duas possibilidades: a primeira é que as ações não eliminam a causa fundamental.

A segunda é que não é essa a causa fundamental do problema identificado.

Conseguindo entender o problema, a sugestão é refazer ou a análise de causa fundamental ou o plano de ação.

Dica premium!

Alcançado o resultado desejado é importante evitar novos problemas. Logo, estabeleça um sistema de verificação periódica com coleta de dados em tempo ágil, para tomar atitudes que corrijam e melhorem resultados ruins e aperfeiçoem os bons.

Enfim, resultados!

Percebemos então a importância de existir na sua empresa um caminho para metas definido, estruturado e utilizado dia a dia: processos controláveis, indicadores mensurados, ações focadas, uma equipe que participe da cultura de resultados e uma rotina de controles regulares para garantir a melhoria de resultados de forma contínua.

Agora que você já sabe como melhorar os resultados do seu negócio é hora de pensar pra frente.

Portanto, conte com a gente nessa caminhada! Caso queira saber mais sobre nossa solução leia este artigo “Consultoria Online”, ou entre em contato conosco para conversar com um especialista!