As melhores ferramentas de gestão para sua empresa

Nesse artigo, o principal objetivo é falar a respeito de algumas ferramentas de gestão que podem facilitar a administração e o alcance dos resultados desejados na empresa.

Quando falamos em ferramentas de gestão, muitas vezes, surgem algumas dúvidas a respeito de quais seriam e quais não. Essas ferramentas são equivalentes às que você utiliza quando vai fazer uma manutenção em alguma coisa, como uma chave de fenda, um alicate, enfim, qualquer ferramenta que possa ter uma caixa de ferramentas comum.

Portanto as ferramentas de gestão existem com o mesmo objetivo: facilitar e conseguir os resultados para seu negócio. Você pode até tirar um parafuso sem usar uma chave de fenda, mas com certeza com a chave de fenda é bem mais fácil, não é mesmo?

Nesse artigo vou falar sobre as 7 ferramentas que são super importantes na gestão de uma empresa:

• Gestão a Vista
• Benchmark
• 5 Porques
• Pareto
• 5w1h
• Reunião Diária
• Reunião Mensal

Então vamos lá.

As principais ferramentas de GESTÃO para pequenas e médias empresas:

 

Gestão a Vista

Gestão à vista é uma ferramenta bem simples de se utilizar, porém é utilizada pouco nas empresas, especialmente as pequenas empresas. Por muitas vezes os empreendedores não acreditam na efetividade dessa ferramenta de gestão.

Infelizmente esses empreendedores estão enganados! A gestão a vista é muito efetiva e tem uma força de gerar resultados positivos muito grande dentro do negócio.

A Gestão à vista combina formas de expor os resultados ou ações que o seu time deve alcançar ou cumprir.

Se objetivo do gestão à vista for para acompanhar um resultado basta em uma cartolina, uma folha A4 ou A3, escrever e colocar na parede de – forma expositiva – a periodicidade dos resultados e construir um gráfico com algumas informações sobre essa meta.

Esse gráfico deve conter as seguintes informações:

A) Meta
B) Nome do indicador e qual ordem ele obedece (se o indicador é melhor para cima ou para baixo)
C) Nome do responsável por aquela meta
D) Mês de vigência do resultado que está sendo acompanhado (se for um indicador para acompanhar mensalmente todos os meses vão estar especificados já ali naquele gestão à vista).

Com essas informações expostas, é uma tarefa sua orientar o responsável a atualizar esse quadro de gestão à vista com o resultado real daquele indicador. Se o resultado estiver abaixo da meta, ele deve ser marcado com uma caneta vermelha (para diferenciação) e, se o resultado estiver acima da meta, deve ser marcado com uma caneta verde. Dessa forma, é possível destacar resultados positivos e negativos.

Se o objetivo da ferramenta Gestão a Vista for acompanhar a execução de ações, você pode simplesmente listar essas ações em uma folha com o nome do responsável, o período até quando essa ação deve ser executada e adicionar uma divisão.

Para que o responsável poderá marcar se a ação está executada ou não.

Com essa ferramenta de gestão, de maneira bem simples, você consegue expôr resultados para o seu time acompanhar se as metas estão sendo atingidas!

Além de recompensar os responsáveis por resultados positivos e gerar um incômodo para resultados abaixo do esperado.

É uma ferramenta muito simples que deve ser colocada em prática agora – por você – no seu negócio.

Enfim, agora vamos falar um pouco sobre Benchmarks, uma ferramenta que pode te ajudar a definir melhor as suas metas.

 

Benchmarks

É uma ferramenta de gestão que utilizamos para analisar resultados internos ou externos ao nosso negócio.

Portanto quando queremos entender se as metas definidas para a empresa estão alinhadas com as do mercado ou ainda se os resultados que já foram alcançados estão em nível satisfatório, também em comparação com os de mercado. 

O principal objetivo com essa ferramenta é comparar os resultados de um indicador específico da sua empresa com resultados de empresas do mesmo porte e mercado. Com isso, é possível definir uma meta que não seja extremamente desafiadora e impossível de se alcançar, mas que também não esteja abaixo do potencial do seu negócio.

Além de propiciar a definição de metas que tenham aderência com os resultados que já são gerados pela sua concorrência.

Toda vez que se for definir uma nova meta é importante que essa ferramenta seja utilizada. Você pode entender melhor sobre a definição de metas assertivas para o negócio clicando aqui. 

A próxima ferramenta de gestão que inclui nessa lista, os 5 porquês, uma ferramenta que auxilia na identificação das causas fundamentais dos problemas dentro da empresa.

 

5 Por quês

Como disse antes, os 5 porquês é uma ferramenta de gestão que auxilia na identificação das causas fundamentais dos problemas dentro da sua empresa.

Já postamos em outro momento um artigo que explica de forma detalhada como utilizar os 5 porquês.

Você pode dar uma olhada nesse artigo bem aqui.

Para sintetizar, é uma ferramenta que faz com que, através de perguntas de porque, você consiga identificar a causa fundamental de um problema que está impedindo o alcance de um resultado. Ou até mesmo de problemas rotineiros no negócio que você não sabe porque ele acontece sempre. Sem saber o motivo é impossível estabelecer uma ação que o elimine. 

Quando as ações são desenvolvidas sem foco na causa fundamental, por muitas vezes, os problemas que foram tratados com a ação não são resolvidos e acabam acontecendo de novo.

Isso acontece, pois na ação que foi desenvolvida a causa fundamental não foi bloqueada.

Enfim, essa é uma ferramenta de gestão muito útil para o seu negócio e te ajuda a resolver problemas de forma definitiva.

A próxima ferramenta que vamos abordar é o Pareto, utilizado para priorizar os problemas que mais impactam no resultado.

Vem comigo.

 

Pareto

Pareto ou 80/20 como também é conhecido. é uma ferramenta de gestão que serve para priorizar problemas que mais afetam os resultados do seu negócio.

De forma geral, o Pareto busca listar todos os problemas que influenciam no resultado final e definir quais desses problemas tem o maior impacto no resultado que está sendo analisado.

Com essa priorização, as ações que você toma frente sua empresa são mais efetivas, com um impacto positivo significativo no seu resultado.

É uma ferramenta imprescindível para qualquer gestor de empresa e deve ser utilizada de forma constante toda vez que quiser descobrir os maiores problemas que impactam o resultado.

Então, como já escrevemos o artigo a respeito não vou me alongar muito, mas recomendo fortemente que você acesse o link estude o artigo pois vai te ajudar muito no dia a dia na empresa.

A próxima ferramenta que vou abordar agora é a ferramenta que nós chamamos de 5w 1 H ou 5w 2 h. Ela ajuda no desenvolvimento de ações bem estruturadas que aumentam a possibilidade de resolver os problemas que estão sendo atacados.

 

5W1H

Anteriormente escrevemos também o artigo a respeito dessa ferramenta de gestão e recomendo muito que você dê uma olhada nesse link aqui.

O objetivo é montar ações bem estruturadas para aumentar a efetividade delas e facilitar a gestão dos planos que estão sendo desenvolvidos.

Não vou me alongar muito nessa ferramenta, mas recomendo que você estude o artigo que postamos anteriormente e entenda bem como utilizar o 5w 2 h no dia a dia do seu negócio.

De maneira sintética, o 5W 1H é uma estrutura que possibilita organizar todas as informações necessárias para uma ação bem estruturada.

Então dá uma olhada neste artigo que você vai aprender muito bem como usá-la na sua empresa.

A próxima ferramenta é mais conhecida. Muitos empresários tem certo receio de utilizá-la ou fazem de maneira errada.

 

Reuniões Diárias

Reuniões diárias são realizadas – como o próprio nome diz – diariamente e que tem como objetivo discutir os desafios que foram encontrados no dia anterior do negócio e também traçar as estratégias e ações que serão desenvolvidas no dia atual.

São reuniões rápidas no máximo de 15 minutos que devem ser desenvolvidas com todo o time em pé, de forma objetiva e focada para não alongar muito o desenrolar da reunião.

Além disso, essas reuniões fazem com que o seu time e entenda melhor quais as tarefas que serão desenvolvidas naquele dia, além de novas orientações que podem ser passadas para o time logo no começo do dia facilitando a execução.

Ou seja, é uma ferramenta muito útil pois faz com que o seu time já comece o dia bem alinhado e ainda possibilita que você deu uma injeção de motivação nos colaboradores.

Para empresas menores, devem ser desenvolvidas entre o dono da empresa e o seu time e para empresas maiores deve ser desenvolvida e entre o responsável da área e o time que é responsável.

Mais importante, não evite de fazer essas reuniões por pressa ou falta de tempo. Elas são imprescindíveis e terão impacto muito positivo tanto no resultado quanto no clima da sua empresa.

A próxima e última ferramenta, reuniões mensais que são as famosas as reuniões de resultado. Vamos lá.

 

Reuniões Mensais

As reuniões mensais são desenvolvidas com foco na discussão e análise dos resultados alcançados no mês.

Essas reuniões devem ser preparadas e estruturadas afim de terem os resultados consolidados das principais metas que estão sendo trabalhadas na empresa.

É esperado que os resultados do mês sejam apresentados e discutidos – em comparação com a metas – entre o dono do negócio e seus colaboradores.

Todo o time deve estar envolvido nessas reuniões e cada responsável por uma meta deve apresentar o seu resultado. Em caso de desvio em relação à meta, apresentar as ações de contra medida que já foram desenvolvidas antes da reunião.

Essas ações poderão ser discutidas e criticadas entre os pares e pelos gestores da empresa.

Além da análise e discussão dos resultados e ações devem ser apresentados os status das ações que já foram planejadas para uma melhor avaliação de quais ações estão em atraso, a serem executadas ou em execução.

O foco dessa reunião é 100% o resultado do negócio. Tanto dos indicadores e metas, quanto das ações planejadas.

É uma reunião imprescindível para melhoria constante dos resultados e alcance das metas dentro da empresa.

Portanto a reunião deve ser guiada pelo diretor da empresa, mas apresentada pelos responsáveis de cada meta e indicador que serão discutidos na reunião.

Concluindo com essa ferramenta de reuniões mensais fechamos as 7 melhores ferramentas de gestão para sua empresa.

Enfim, não perca tempo e comece a utilizar a partir de hoje todas essas ferramentas que são gratuitas aí no seu negócio.

Pode ter certeza que você vai conseguir ótimos resultados na sua empresa! 

Antes de tudo, recomende esse texto para um amigo que está com dificuldade nas empresa. Essas ferramentas são dicas valiosas para qualquer empreendedor.

Me conta também o que você achou do artigo, deixe seu comentário para a gente poder conversar um pouco mais a respeito. E se preferir adicione as ferramentas de gestão que geram resultados para sua empresa! 😉